檔案遠(yuǎn)程服務(wù)利用系統(tǒng)

背景

高校檔案館作為對外辦理學(xué)生、教職工等群體檔案業(yè)務(wù)的窗口，每年都會為大量的畢業(yè)生、教職工、在校生、用人單位等個人或機(jī)構(gòu)提供檔案業(yè)務(wù)辦理服務(wù)。在當(dāng)今信息化高速發(fā)展的時代，傳統(tǒng)人工業(yè)務(wù)辦理模式弊端頻現(xiàn)。一方面對于業(yè)務(wù)申請人來說往往辦理某個業(yè)務(wù)需要不斷的往返高校檔案館，線下溝通成本太大；另一方面對于檔案館業(yè)務(wù)辦理者而言，日常業(yè)務(wù)量大，產(chǎn)生的業(yè)務(wù)記錄繁多，傳統(tǒng)手工電話、登記模式辦理效率太低，此外業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)也不易管理和統(tǒng)計。因此建立一個能夠通過遠(yuǎn)程線上業(yè)務(wù)申請、審批、辦理的一站式檔案業(yè)務(wù)服務(wù)平臺對高校檔案館來說尤為重要。 紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果驗(yàn)收應(yīng)融合計算機(jī)自動與人工雙重檢驗(yàn)方式。企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)方案

云展管理系統(tǒng)具備生成電子書的功能。當(dāng)下，隨著互聯(lián)網(wǎng)不斷發(fā)展，電子書在閱讀便利性、閱讀感受以及實(shí)際使用上，相比傳統(tǒng)紙質(zhì)書都有了長足進(jìn)步。它能夠?qū)?shù)字檔案的PDF源文件展開分析與處理，只需簡單操作，就能一鍵生成電子書。不僅如此，它還能提取PDF文檔里的結(jié)構(gòu)信息，使得電子書目錄與實(shí)體書目錄對接，實(shí)體書的排版、格式也能被原樣復(fù)制。利用手機(jī)、終端顯示屏展示時，互動效果良好，閱讀體驗(yàn)得以優(yōu)化，頁面展示也更加美觀。云展管理系統(tǒng)還有售后團(tuán)隊提供支持。他們會通過遠(yuǎn)程線上協(xié)助或者到現(xiàn)場指導(dǎo)這兩種方式，幫助用戶熟悉產(chǎn)品使用方法，開展相關(guān)培訓(xùn)，讓用戶在使用產(chǎn)品時遇到的問題能及時得到解決，使用起來更加順暢。 陜西智慧數(shù)字檔案室建設(shè)包括哪些高校檔案館還可能提供移動應(yīng)用或API接口，方便用戶在手機(jī)或其他設(shè)備上隨時隨地訪問數(shù)字檔案。

    樣板檔案室構(gòu)建是個復(fù)雜的系統(tǒng)性工程，涵蓋檔案管理制度的搭建、數(shù)字檔案資源的積累、基礎(chǔ)設(shè)施的打造以及應(yīng)用系統(tǒng)的創(chuàng)立，這需要單位里的檔案科室、信息化科室、業(yè)務(wù)科室以及保密科室攜手參與落實(shí)。一方面，要做到單位實(shí)體檔案管理的規(guī)范化，也就是制定規(guī)章制度，劃定實(shí)體檔案分類、明確歸檔范疇與保管時長，規(guī)定各類檔案對應(yīng)的責(zé)任人、審批人，為檔案基礎(chǔ)資源的累積筑牢根基；另一方面，得完成現(xiàn)存實(shí)體檔案的收集、統(tǒng)一整理以及檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化；此外，還要達(dá)成新增檔案的網(wǎng)上立卷流程、借助辦公自動化系統(tǒng)（OA）實(shí)現(xiàn)在線歸檔、網(wǎng)上審核、歸檔入庫、后續(xù)管理以及查詢利用，達(dá)成紙質(zhì)檔案與電子檔案同步歸檔的雙套制模式，以此推動樣板檔案室穩(wěn)步建成。

電子文件歸檔具有四性檢測功能?？蓪Ω黝悩I(yè)務(wù)系統(tǒng)對接過來的數(shù)據(jù)進(jìn)行自動檢測，包含完整性、準(zhǔn)確性、可用性、安全性四個方面，篩選出不合規(guī)范的數(shù)字檔案數(shù)據(jù)，防止不滿足歸檔要求的數(shù)據(jù)進(jìn)入檔案系統(tǒng)歸檔。四性檢測包括：準(zhǔn)確性檢測，檢測元數(shù)據(jù)枚舉值、數(shù)據(jù)格式以及案卷數(shù)與實(shí)際卷內(nèi)數(shù)量是否一致；完整性檢測，檢測元數(shù)據(jù)必填項(xiàng)、電子文件是否缺失；可用性檢測，檢測電子文件是否能被正常打開以及預(yù)覽。安全性檢測，檢測系統(tǒng)是否存在惡意代碼以及是否被非法訪問。

電子文件歸檔系統(tǒng)對不同組織形式（有卷、無卷）檔案分庫、不同信息形態(tài)（文字、圖片、影像、錄音)檔案同庫的數(shù)據(jù)庫設(shè)計方案及其配套的檔案著錄格式，數(shù)字檔案處理技術(shù)，較好地解決了辦公自動化系統(tǒng)中電子文件、實(shí)體文件并列運(yùn)行階段的文件歸檔管理及多媒體檔案信息的綜合管理。電子文件歸檔系統(tǒng)根據(jù)規(guī)則配置。設(shè)有數(shù)據(jù)通道，系統(tǒng)支持自定義配置數(shù)據(jù)來源系統(tǒng)名稱、數(shù)據(jù)接收門類代號，從而自定義創(chuàng)建數(shù)據(jù)通道。具有映射規(guī)則，系統(tǒng)支持元數(shù)據(jù)映射規(guī)則配置，對來源系統(tǒng)字段英文名稱、來源系統(tǒng)字段中文名稱、映射的綜合檔案系統(tǒng)字段進(jìn)行自定義配置。 我們只需要通過電子郵件或者專門的檔案共享平臺就能輕松實(shí)現(xiàn)檔案的傳遞和共享，提高了工作效率。

系統(tǒng)流程

通過建設(shè)志書在線編纂管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)與地情資源管理與利用工作的高效采集、集中管理、動態(tài)調(diào)用和服務(wù)功能的高度互聯(lián)互通，通過引入信息化編纂方式，提升數(shù)字方志信息化建設(shè)進(jìn)程，促進(jìn)方志文化發(fā)揮，提升方志工作的影響力，為地方志辦信息化建設(shè)總體目標(biāo)奠定堅實(shí)基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)為本地區(qū)經(jīng)濟(jì)、文化建設(shè)提供服務(wù)的目標(biāo)。

功能介紹

通過建設(shè)“志書在線編纂管理系統(tǒng)”實(shí)現(xiàn)志書在線編纂管理一體化的目標(biāo)，提高志書編纂效率，規(guī)范志書編纂流程，系統(tǒng)支持對志書主編、副主編、責(zé)任編輯、編輯、撰稿員等不同角色，同時在線編撰、修改、批注、任務(wù)分配、自動合攏、稿件審核、一校、二校、三校等功能與各項(xiàng)應(yīng)用，滿足用戶對志書的編輯管理、任務(wù)管理、目標(biāo)管理、過程管理、內(nèi)部評審等功能。 對已經(jīng)整理好的檔案進(jìn)行拆裝，為檔案掃描工作做準(zhǔn)備。具體是將檔案拆盒、拆除裝訂，注意保護(hù)檔案不受損害。陜西智慧數(shù)字檔案室建設(shè)包括哪些

它可以將紙質(zhì)檔案的內(nèi)容保存下來，即使紙質(zhì)檔案損毀了，我們也能通過數(shù)字檔案找回原來的信息。企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)方案

    檔案遠(yuǎn)程服務(wù)利用系統(tǒng)留存有詳盡的業(yè)務(wù)記錄，讓工作流程有跡可循。系統(tǒng)針對每份業(yè)務(wù)申請單，都會生成一套完備的業(yè)務(wù)記錄，自用戶遞交申請的那一瞬間起，直至業(yè)務(wù)處理完畢，將數(shù)字檔案在此期間各個關(guān)鍵時間點(diǎn)上，該申請單的申辦進(jìn)程信息，事無巨細(xì)地記錄下來。如此一來，不管是業(yè)務(wù)申請人，還是審批人，他們所參與的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，都能依據(jù)這些記錄回溯查看。此外，系統(tǒng)具備統(tǒng)計、分析的功能，能給整體工作的規(guī)劃調(diào)配給予數(shù)據(jù)助力。它從人員承擔(dān)的工作任務(wù)量、業(yè)務(wù)申請的頻次、材料的耗用程度等諸多維度出發(fā)，進(jìn)行數(shù)據(jù)的收集、統(tǒng)計與剖析，進(jìn)而為檔案館呈現(xiàn)出各個時段工作人員的任務(wù)輕重、各類業(yè)務(wù)開展的數(shù)量，以及業(yè)務(wù)操作過程中物料的消耗詳情，以精細(xì)的數(shù)據(jù)報表形式展現(xiàn)。這無疑給管理者回顧過往工作、布局后續(xù)安排提供了有力的數(shù)據(jù)依托，促使檔案服務(wù)管理工作有序推進(jìn)。 企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)方案